Privacybeleid Nieuwe Foto B.V.

Inleiding



In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Nieuwe Foto B.V. omgaat met de verwerking van de persoonsgegevens. Dit privacybeleid ziet op de door Nieuwe Foto B.V. aangeboden dienstverlening en de daarbij behorende websites. In het privacybeleid wordt onder meer beschreven welke categorieën persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel de persoonsgegevens worden gebruikt en aan welke categorieën van ontvangers de persoonsgegevens worden verstrekt. Je wordt aangeraden om dit privacybeleid zorgvuldig door te lezen. 



Nieuwe Foto B.V. is statutair gevestigd te Utrecht en ingeschreven onder inschrijvingsnummer 65826647 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Hierna wordt Nieuwe Foto B.V. aangeduid als "Nieuwe Foto". Voor vragen over het privacybeleid is Nieuwe Foto bereikbaar op werkdagen vanaf 09.00 uur tot 17.00 uur op telefoonnummer 030 - 224 3500. Ook kun je contact opnemen via het  contactformulier. Indien je graag anoniem iets wilt melden, dan kan je hiervoor telefonisch contact opnemen.



Verwerken van persoonsgegevens

Nieuwe Foto als verwerker

Nieuwe Foto maakt foto's in opdracht van haar opdrachtgevers. De opdrachtgevers bestaan uit onder meer scholen en bedrijven. Vervolgens worden de foto's in sommige gevallen door Nieuwe Foto online ter beschikking gesteld aan bijvoorbeeld de ouders van schoolgaande kinderen of werknemers van de betreffende bedrijven. De foto's blijven 6 maanden beschikbaar. Al deze activiteiten voert Nieuwe Foto uit in opdracht van de opdrachtgevers. Nieuwe Foto wordt daarom voor deze activiteiten aangemerkt als 'verwerker' als bedoeld in de privacywetgeving. 



Nieuwe Foto als verwerkingsverantwoordelijke


Zoals aangegeven worden sommige foto's online beschikbaar gesteld voor bijvoorbeeld ouders van schoolgaande kinderen en werknemers van een bepaald bedrijf. Voor die personen is het mogelijk om de voor hen relevante foto's te bestellen. Als men dat wil, wordt door het plaatsen van een bestelling een overeenkomst met Nieuwe Foto aangegaan. Bij het aangaan en uitvoeren van die overeenkomst worden persoonsgegevens door Nieuwe Foto verwerkt. Dit zodat de betreffende foto's uiteindelijk bezorgd kunnen worden bij de personen die de foto's besteld hebben. Het gaat hier om een gegevensverwerking van de gewenste foto's, de NAW-gegevens en het e-mailadres van de personen die de foto's bestellen. Deze gegevens mag Nieuwe Foto verwerken omdat dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Het verstrekken van deze persoonsgegevens is verplicht. Indien deze persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan de overeenkomst niet worden uitgevoerd. 


De door Nieuwe Foto gemaakte foto's worden door Nieuwe Foto in de eerste plaats opgeslagen voor een periode van 6 maanden. Dit is in opdracht van de opdrachtgever en voor deze verwerking is Nieuwe Foto dus verwerker (zie hierboven). Optioneel is het ook mogelijk om de bewaartermijn van de foto's telkens met 48 maanden te verlengen. Dit biedt de mogelijkheid om aanvullende dienstverlening te verrichten, zoals het kunnen bestellen van een fotoreeks van foto's gemaakt in groep 1 tot en met 8 van een bepaald kind. Voor deze gegevensverwerkingen heeft Nieuwe Foto toestemming gevraagd aan de personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden (dan wel van diens wettelijk vertegenwoordiger(s). Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van gegevensverwerkingen op basis van toestemming vóór de intrekking daarvan). Technisch is het mogelijk dat de betreffende foto's op ieder moment kunnen worden verwijderd. Het verwijderen van de foto's kunnen de personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden (dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger(s) zelf uitvoeren via de website van Nieuwe Foto. Daarnaast kan Nieuwe Foto dit uiteraard op verzoek ook zelf voor haar rekening nemen.



Als gevolg van de fiscale bewaarplicht, moet Nieuwe Foto haar administratieve gegevens zeven jaar te bewaren. Het is mogelijk dat op basis van deze bewaarplicht Nieuwe Foto persoonsgegevens moet bewaren. In dit geval is de verwerking noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Meer informatie over de fiscale bewaarplicht (en de gegevens die op basis daarvan bewaard moeten worden), vindt u op de website van de Belastingdienst.

De NAW-gegevens en het e-mailadres van personen die een bestelling plaatsen worden opgeslagen in het relatiebeheersysteem van Nieuwe Foto. Deze persoonsgegevens worden daarin opgeslagen zodat Nieuwe Foto bestaande klanten kan informeren over vergelijkbare producten en diensten. Dit is op basis van Algemene Verordening Gegevensbescherming in samenhang met artikel 11.7 lid 3 van de Telecommunicatiewet. Hiervoor hoeft geen toestemming gevraagd te worden. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Nieuwe Foto. Dit belang bestaat concreet uit een gerechtvaardigd commercieel belang van Nieuwe Foto bij het onderhouden van rechtstreekse contacten met klanten.  Bij de bestelling wordt ook de mogelijkheid geboden om aan te geven dat het ontvangen van uitingen over vergelijkbare producten of diensten niet gewenst is. Bij elke uiting wordt een afmeldmogelijkheid geboden.



Op de websites van Nieuwe Foto is een contactformulier beschikbaar. Als het contactformulier ingevuld en verzonden wordt, dan worden persoonsgegevens verwerkt zodat Nieuwe Foto de vraag, klacht of andersoortige communicatie af kan handelen. Ook kan dan op verzoek informatie worden toegezonden. Het verstrekken van de persoonsgegevens is verplicht, omdat anders de communicatie niet afgehandeld kan worden. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Nieuwe Foto. Dit belang bestaat concreet uit het belang van Nieuwe Foto om vragen, klachten of andersoortige communicatie af te kunnen handelen. 



Bewaartermijn

In dit privacybeleid is aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is. 



Winkelwagen
Bewaart Nieuwe Foto 14 dagen na eerste login. 




Foto's
Bewaart Nieuwe Foto 6 maanden in opdracht van de opdrachtgever (vanaf de datum 'gratis' verzendkosten). Op basis van toestemming kan deze bewaartermijn langer zijn. 



Bestelinformatie
Bewaart Nieuwe Foto na 7 jaar voor administratie. 



Klantaccounts
Bewaart Nieuwe Foto na 5 jaar inactief te zijn.

 

Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart Nieuwe Foto de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt. 



Cookies

Onze websites maken gebruik van cookies. Uitleg over deze cookies wordt gegeven op de pagina: https://www.nieuweschoolfoto.nl/cookie/

Beveiliging

Nieuwe Foto heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zo zijn de websites van Nieuwe Foto onder meer beveiligd met een zogenoemd SSL-certificaat. Verder werkt Nieuwe Foto uitsluitend met fotografen die een VOG verklaring hebben overgelegd. 



Verwerkers en andere derden

Persoonsgegevens kunnen in opdracht van Nieuwe Foto worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en subverwerkers. Denk aan het hostingbedrijf dat onze website host, het bedrijf dat een afdruk maakt van de foto's en het postorderbedrijf dat bestellingen verwerkt om deze te kunnen bezorgen. De verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van Nieuwe Foto en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. 

De persoonsgegevens worden (met uitzondering van de hierboven genoemde verwerkers en subverwerkers) niet verstrekt aan derden, tenzij wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak. 



Je privacyrechten

Op basis van de Algemene Verordening Gegevens bescherming (hierna: "AVG") heb je een aantal rechten. Je hebt het recht om Nieuwe Foto te verzoeken om inzage (art. 15 AVG) van en rectificatie (art. 16 AVG) of wissing van je persoonsgegevens (art. 17 AVG). Ook heb je het recht om Nieuwe Foto te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (art. 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heb je ook recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) en het recht van bezwaar (art. 21 AVG). Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen.  Nieuwe Foto wenst te benadrukken dat zij privacy hoog in het vaandel heeft staan. Zij gaat aldus - binnen hetgeen wettelijk is toegestaan - zo flexibel mogelijk om met alle rechten van betrokkenen.



Als je van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, neem dan contact met ons op via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Los van bovenstaande rechten, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 



Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Deze pagina is voor het laatst gewijzigd op 24 mei 2018.