Schoolfotografie & privacy

Hier word je toch blij van!

11-12-2018

Foto's van kinderen en privacy zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zeker als je, net zoals wij, duizenden foto's per jaar maakt! In dit stuk vertel ik meer over wat wij doen in onze organisatie om te zorgen dat de privacy van de kinderen wordt gewaarborgd. Ik heb als Projectplanner veel te maken met deze privacywetgeving en ik merk dat hier nogal wat vragen/onduidelijkheden over zijn. Het brengt daarnaast veel uitdagingen met zich mee om mensen uit te leggen waarom we genoodzaakt zijn bepaalde stappen te ondernemen, om aan deze 'strenge' wetgeving te kunnen voldoen. Wat houdt deze privacywetgeving nou eigenlijk concreet in voor ons als schoolfotograaf, maar ook voor ouders en scholen?!

Privacy van scholen en kinderen

Bij Nieuwe Schoolfoto vinden wij het bewaken van de privacy van kinderen en transparantie daarover heel. erg. belangrijk! Zo zijn we vanaf de start van Nieuwe Schoolfoto al bewust bezig met welke gegevens we opslaan. We noteren nooit namen van kinderen, we zijn transparant over welke gegevens wij bewaren en beveiligen alle informatie goed. Graag vertel ik je nog wat meer hierover.


Wat zijn persoonsgegevens nou eigenlijk?

Persoonsgegevens zijn onder andere de adresgegevens van een klant die worden opgegeven bij het bestellen van de foto’s, maar ook de foto’s zelf vallen onder persoonsgegevens. Vanaf 25 mei is de nieuwe AVG (GDPR) wetgeving van kracht, waarin nieuwe richtlijnen staan beschreven over hoe persoonsgegevens beter kunnen worden beschermd en bewaard. Door deze nieuwe richtlijnen hebben wij verschillende aanpassingen doorgevoerd in onze werkwijze en in ons beleid.


Onze kwaliteitseisen

Voor ons als schoolfotograaf staat de privacy van onze klanten heel hoog op de prioriteitenlijst. Vanzelfsprekend voldoen we aan de huidige wetgeving, maar daarnaast stellen wij extra kwaliteitseisen. We testen onze systemen, processen en medewerkers steekproefsgewijs op betrouwbaarheid en veiligheid van de gegevens. Zo zorgen wij ervoor dat alle gegevens waar wij over beschikken bij ons in goede handen zijn. De ingang van de nieuwe wetgeving brengt bijzonderheden met zich mee voor zowel scholen waar wij fotograferen als ouders die de foto’s bij ons bestellen.


Wat betekent dit concreet voor scholen?

We hebben een aantal aanscherpingen en wijzigingen in ons beleid doorgevoerd en er zijn voor de scholen waar wij mee samenwerken een aantal veranderingen in onze werkwijze:


A. Verwerkersovereenkomst

Om de privacy zo goed mogelijk te beschermen, maken wij samen met de scholen duidelijke afspraken. Volgens de AVG is het daarom verplicht om een Verwerkersovereenkomst op te stellen waarin je alle afspraken met betrekking tot privacy en persoonsgegevens vastlegt. Dit doen wij op het moment van schrijven op basis van onze Algemene Voorwaarden of het Privacy Convenant. Bij het plannen van de fotodagen handel ik dit gelijk af met scholen, zodat dit direct voor alle partijen duidelijk is. Binnen deze Verwerkersovereenkomst zijn er een aantal partijen betrokken. Het zijn wel wat formele benamingen… maar zo staat het beschreven in de AVG en ik wil jullie graag exact de juiste informatie geven:


Verwerkersverantwoordelijke

De school is de eerste 6 maanden verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit is een hele taak en verantwoordelijkheid waarbij wij de school graag willen ondersteunen. Zo vertellen wij de school precies wat we doen met gegevens, waarvoor we ze opslaan en met welke subverwerkers (zie hieronder) we samenwerken en maken we duidelijke afspraken in onze verwerkersovereenkomsten.


Verwerker

Wij als Nieuwe Schoolfoto zijn de verwerker die in opdracht van de school de schoolfoto's maakt en deze online beschikbaar stelt voor verkoop aan ouders/verzorgers.



Subverwerker

Voor het maken en verwerken van de schoolfoto’s hebben wij op onze beurt weer verschillende bedrijven waar wij mee samenwerken om tot het eindproduct te komen. Bij onze subverwerkers kun je bijvoorbeeld denken aan postorderbedrijven, betaalproviders en fotografen. Wij hebben met deze bedrijven ook verwerkersovereenkomsten gesloten zodat zij volledig voldoen aan onze kwaliteitseisen.


B. Nieuwe Schoolfoto is aangesloten bij het Privacy Convenant

Het Privacy Convenant is een brancheovereenkomst voor het onderwijs waarin afspraken worden beschreven waarmee scholen de privacy van hun leerlingen kunnen waarborgen. Vaak is dit model bekend bij scholen en/of stichtingen. Wij hebben ons hierbij aangesloten en hebben de afspraken toegepast. Dit vergemakkelijkt het sluiten van een overeenkomst. Dus: op naar een leuke, gemakkelijke en op de privacy toegespitste samenwerking! Wil je meer weten over het Privacy Convenant? Klik dan hier: https://www.privacyconvenant.nl/.


Wat betekent dit voor ouders/verzorgers?

Ja, dit is een heel belangrijk punt. Wij snappen, als bedrijf dat mensen graag blij maakt, als geen ander dat je niet wilt dat er iets vervelends gebeurt met de gegevens of foto’s van jouw kinderen! Daarom verandert er, naast de wijzigingen in ons beleid voor scholen, ook het een en ander voor de ouders/verzorgers die bij ons in de webshop hun foto’s bestellen:


A. Bewaartermijn foto’s

We bewaren de foto’s 6 maanden via een unieke inlogcode. Wanneer je een klantaccount in de webshop aanmaakt, kun je ons als klant toestemming geven om de foto’s langer te mogen bewaren: je kan de bewaartermijn van foto’s met vier jaar verlengen. Om de privacy van alle kinderen uit de klas te bewaken, geldt het verlengen van inlogcodes alleen voor de individuele foto’s. Wij kunnen niet van alle ouders van kinderen op de klassenfoto akkoord verzamelen om de foto’s te mogen bewaren. Hierdoor zal de groepsfoto dus altijd tot 6 maanden na uitgifte van de inlogkaarten beschikbaar blijven. Wacht daarom niet al te lang met bestellen! Dat voorkomt een hoop teleurstellingen. En wij stellen mensen niet graag teleur :-)


B. Bewaartermijn klant- en bestelgegevens

Wanneer klanten foto’s bij ons willen bestellen, hebben wij enkele persoonsgegevens nodig om de bestelling te kunnen verwerken. De meeste van deze persoonsgegevens bewaren wij 7 jaar in verband met de fiscale bewaarplicht, hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan NAW-gegevens. De aanhef en het telefoonnummer van de klant worden echter al na zes maanden verwijderd uit ons systeem.


C. Codemeester

Wij maken met school afspraken over wie de zogeheten ‘Codemeester’ is. Dit vonden wij nog eens een toepasselijke benaming. Maar ik hoor je denken… Wat houdt een Codemeester in? Dat leg ik graag uit. Dit is de persoon die een kopie van alle inlogcodes in een afgesloten la of kast bewaart. Deze kopie wordt alleen geraadpleegd wanneer ouders/verzorgers hun inlogkaart kwijtraken. 


De ouders kunnen dan alsnog hun bestelling doen op onze website. Dit doen zij namelijk door in te loggen met een unieke inlogcode. Alle foto’s zijn gekoppeld aan deze unieke inlogcode, wij zijn verder niet op de hoogte van namen van kinderen. De Codemeester geeft deze code alleen aan de ouder/verzorger uit wanneer hij/zij er zeker van is dat dit de ouder/verzorger is. Wij kunnen en willen dit niet bepalen, waardoor wij deze taak bij school leggen. Op deze manier waarborgen wij ook nog eens de privacy van kinderen.


Privacybeleid

In ons privacybeleid wordt helder uitgelegd hoe Nieuwe Schoolfoto omgaat met de verwerking van de persoonsgegevens. Zo staat er onder andere beschreven welke persoonsgegevens wij precies verzamelen, voor welk doeleinde deze persoonsgegevens worden gebruikt en aan wie deze persoonsgegevens worden verstrekt. Mocht je hier meer over willen weten dan kun je het privacybeleid hier lezen.


AVG in de Praktijk
Stel, je wilt een schoolfotograaf regelen. Wat houdt dan alles wat je hierboven hebt gelezen in in de praktijk? Het is noodzakelijk om een verwerkersovereenkomst te sluiten voor de schoolfotografie en zo aan de AVG wetgeving te voldoen. Zorg dat je dit dan ook altijd controleert bij je schoolfotograaf! Via Nieuwe Schoolfoto sluit je een verwerkersovereenkomst eenvoudig door akkoord te gaan met onze Algemene Voorwaarden of via het Privacy Convenant. Zo ben je helemaal AVG Proof. Check! √


Zo… dat was een heleboel info! Ik hoop dat ik alles - omtrent privacy binnen de schoolfotografie markt - wat duidelijker heb kunnen maken voor je. Het blijft een lastig onderwerp, maar ó zo belangrijk voor ons, aangezien wij niet willen dat de privacy van onze scholen en klanten in het geding komt.


Mocht je na het lezen van deze blog nog vragen hebben over de privacy van jouw kind of hoe wij omgaan met de privacy omtrent kinderen op jouw school, dan kun je ons gerust bellen op 030-224 25 00. We maken je graag blij door alles nog een keer goed toe te lichten. Misschien spreken we elkaar nog eens!?


 

Hi, ik ben Eline en ik ben de fotoplanner bij Nieuwe Schoolfoto. Ik ga langs bij nieuwe scholen om kennis te maken, ben het contactpersoon voor scholen waar we fotograferen en maak voor alle scholen planningen. Ook ben ik Happy Manager, waarbij ik alle vragen beantwoord van ouders en iedereen blij maak!