Help! Ik moet de fotodag organiseren!

Als ouder uit de OR, juf of meester, of directeur van een basisschool heb je vaak veel taken. En soms komt daar ook de taak bij om de schoolfotograaf te regelen. Als jij voor de eerste keer de schoolfotograaf gaat regelen, komt er misschien veel op je af. Waar moet je beginnen? Wat is er belangrijk bij het plannen van de dag? In deze blog zorg ik dat je niets vergeet en dat dit dus helemaal goed komt!

• Kies de schoolfotograaf
• Kies je fotostijl?
• Planning
• Aankonding en kledingtips
• Hulpouders
• Weddingplanner

1. Het kiezen van de schoolfotograaf

Het belangrijkste is natuurlijk dat er een fotograaf op school komt die past bij jullie school en werkwijze. Bedenk goed wat jij van de fotograaf wilt weten en bereid wat vragen voor.

Soms is het prettig om de schoolfotograaf in de school uit te nodigen, om deze vragen in een persoonlijk gesprek te kunnen stellen. Je kunt dan gelijk kijken of je een klik hebt. Deze vragen zou ik stellen aan de nieuwe schoolfotograaf:

• Welke fotostijlen zijn er mogelijk?
• Hoeveel foto's worden er per kind gemaakt?
• Wat zijn de prijzen voor de ouders?
• Hoe gaat het bestellen van de foto's in zijn werk?
• Wat ontvangt de school van de fotograaf en welke kosten zijn hier aan verbonden?
• Wanneer is de fotograaf beschikbaar?

Maar de grote vraag is: wat willen jullie? 

2. Fotostijlen uitkiezen

Binnen de school zijn er veel verschillende meningen en smaken om rekening mee te houden. Je wilt het liefste dat iedereen blij is met de fotostijl, maar je wilt bovenal graag KIEZEN!

Tip 1: Kies een neutrale achtergrondkleur, bijvoorbeeld wit. Door kleurige kleding komen alle kinderen dan mooi uit op de foto met de witte achtergrond.

Tip 2: Vraag naar welke zitobjecten eerder gebruikt zijn. Ouders vinden het leuk als het (zit)object en de pose van hun kind ieder jaar anders is.

Tip 3: Bespreek fotostijlen. Bij sommige schoolfotografen kun je kiezen voor filters. Zorg dat je weet welke fotofilters er zijn, zodat je deze vooraf kunt vergelijken. Ouders kunnen deze zelf kiezen tijdens het bestellen.

3. Planning

Na het kiezen van de fotograaf en de fotostijl is het zaak om te bedenken hoe je de fotodag(en) vlekkeloos  gaat laten verlopen. Soms moet je de planning van de dag zelf maken, maar er zijn ook fotografen die dit voor jou doen. Ik maak zelf deze planning voor scholen. Dit zijn enkele tips voor als jij de planning zelf moet maken:

Plan de kleuterklassen als eerste op de dag, dan hebben zij vaak nog niet buiten gespeeld en hebben ze nog niet gegeten, wat zorgt dat hun kleren nog schoon zijn.

Reken wat meer tijd voor de jonge kids, zij vinden het misschien spannend. In dat geval is het fijn als de fotograaf de tijd heeft om ze op hun gemak te stellen.

Plan de gezinnen waarvan alle kinderen op school zitten onder schooltijd aan het einde van de dag en laat eerst de leerlingen van groep 8 hun kleine broertjes/zusjes halen. Mocht dit uitlopen dan heeft dit geen effect op de rest van de planning.

Plan de gezinnen waarvan een kindje (nog) niet op school zit na schooltijd op basis van inschrijving. Zo voorkom je dat ouders lang moeten wachten en weet iedereen precies wanneer ze aan de beurt zijn.

Bespreek vooraf wat je gaat doen als kinderen niet op de dag aanwezig zijn. Zorg dat je dit ook vooraf communiceert. Sommige fotografen hebben een eigen studio, spreek van tevoren alvast af hoe je dit gaat regelen.

4. Aankondiging en kledingtips

De planning is rond en alles staat nu vast. Dan rest alleen nog het informeren van de ouders, die zich natuurlijk graag voor willen bereiden. Mijn advies is om een leuke aankondiging in de nieuwsbrief te schrijven. Je kunt ook flyers ophangen op school of de ouders een e-mail sturen. Hierbij kun je ook aangeven welke achtergrondkleur er gebruikt wordt, dus welke kleding daar goed bij past. Wil je hier meer tips over? Lees dan ook ons blog: Kledingtips voor de schoolfotodag!?

5. Hulpouders

Als trotse organisator van de schoolfotodag ben jij natuurlijk aanwezig om de fotografen te helpen. Deze hulp is belangrijk, want je wilt die twee kinderen die verstoppertje aan het spelen zijn, niet vergeten.

Daarnaast is het ook fijn als er iemand aanwezig is die snoeten kun poetsen bij de kleuters en bijvoorbeeld klassen op kun halen. Samen is ook wel zo gezellig!

6. Weddingplanner

Bij Nieuwe Schoolfoto heb ik de taak als fotoplanner om alles voor de schoolfotodag te regelen. Vaak vergelijk ik mijn taak met een weddingplanner. Het plannen van de fotodag kun je goed vergelijken met het organiseren van een bruiloft:

Bepaal de datum

Kies je fotostijl

Zoek de perfecte fotolocatie

Maak een draaiboek voor de dag

Plan de leukste fotografen

Jij bepaalt de datum, fotostijl, locatie en ik regel de rest.

Tot slot

Ik ga weer snel aan de slag met de planningen van de scholen waar wij binnenkort gaan fotograferen. Wil jij nog meer tips voor het organiseren van de fotodag? Bel me dan op  030-224 25 00 of stuur een berichtje op Facebook. Dan geef ik je graag nog meer tips uit onze ervaringen.